Tổng đài ảo là một trong những giải pháp tối ưu hóa chi phí so với hình thức tổng đài truyền thống được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Nếu bạn chưa biết tổng đài ảo là gì và những giá trị mà tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp như thế nào thì hãy tham khảo ngay nội dung được các chuyên gia của chúng tôi chia sẻ trong bài viết ngay dưới đây.
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo được định nghĩa là một dịch vụ điện thoại được lưu trữ trên các hệ thống máy chủ sử dụng nền tảng ip hiện đại nhằm mục đích cung cấp cho khách hàng những dịch vụ gọi điện chất lượng cao với chi phí thấp. Ngoài ra, dịch vụ tổng đài ảo còn giúp nhà quản trị không am hiểu nhiều về kỹ thuật có thể thiết lập mọi thứ dễ dàng hơn.
Lợi ích khi sử dụng tổng đài ảo
Sau đây là những lợi ích to lớn mà việc sử dụng tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp.
Quản lý doanh nghiệp tốt hơn
- Thời gian triển khai nhanh chóng và có thể sử dụng ngay sau khi đăng ký
- Khả năng mở rộng và thay đổi, phát triển nhanh chóng
- Không cần tốn chi phí cho việc sử dụng nhân sự quản trị hệ thống hay phí thuê để thực hiện hoạt động quản trị
- Không lo về vấn đề hỏng hóc hệ thống, không mất phí cho việc bảo trì, bảo hành phần mềm.
Tối ưu nhân sự
Với việc không phải tốn chi phí cho việc sử dụng nhân sự quản trị hệ thống thì doanh nghiệp sẽ tối giản được bộ máy làm việc đi đáng kể với hệ thống phần mềm tự động, cấu hình được thiết lập thông qua trình duyệt web có kết nối internet.
Gia tăng khả năng tiếp cận khách hàng
Với xu hướng tìm kiếm thông tin và mua sắm của người dùng thay đổi từ offline sang online khiến cho việc kinh doanh online của doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đặc biệt khi mà việc tương tác và chăm sóc khách hàng nhanh chóng trở thành vấn đề sống còn của bất kỳ tổ chức nào. Sử dụng tổng đài ảo giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng trong dịch vụ chăm sóc khách hàng khi tỷ lệ bỏ lỡ cuộc gọi giảm đáng kể so với sử dụng công cụ truyền thống.
Ưu điểm và nhược điểm của tổng đài ảo
Ưu điểm
- Doanh nghiệp không cần phải mất tiền cho việc đầu tư vào thiết bị, điện thoại hay hạ tầng viễn thông
- Cước phí cho các cuộc gọi thấp hơn so với tổng đài truyền thống
- Hoạt động quản lý diễn ra dễ dàng, thống kê cuộc gọi, báo cáo chi tiết, rõ ràng
- Dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý khách hàng, ứng dụng hỗ trợ bán hàng
- Hạn chế tình trạng bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng khi không trong thời gian trực tổng đài so với truyền thống.
Nhược điểm
- Tuy rằng các nhà cung cấp tổng đài có thể cung cấp khả năng mã hóa cho các số điện thoại của khách hàng khi tương tác với doanh nghiệp tuy nhiên khi ghi dữ liệu gửi thì khả năng bảo mật có thể bị giảm. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp cần phải đặc biệt lưu ý khi lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo của các nhà cung cấp.
- Vì toàn bộ hoạt động của dịch vụ tổng đài ảo đều diễn ra trên internet vì vậy mọi người sẽ thường xuyên gặp phải tình trạng bị lỗi hệ thống, băng thông hay đường truyền có vấn đề. Điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng của cuộc gọi và tác động đến khả năng thu thập data của doanh nghiệp.
Hiện nay việc tích hợp tổng đài ảo với phần mềm CRM được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi vì khả năng tăng trưởng khách hàng tiềm năng, tiết kiệm chi phí marketing cho đến tối ưu quá trình thu thập thông tin khách hàng. Mọi người có thể tìm hiểu thêm thông tin về việc tích hợp crm với tổng đài ảo theo nội dung bài viết sau đây: https://bizfly.vn/techblog/tong-dai-ao-tich-hop-crm.html
Nguồn tham khảo thông tin: Bizfly.vn
